Případová studie: Přechod na self‑check‑in a redukce nonstop recepce

Business hotel – 28 pokojů / 56 lůžek

1. Výchozí situace

Hotel dlouhodobě provozoval nonstop recepci, která vyžadovala 4 plné úvazky (24/7 provoz, směny denní – noční,
víkendy). Během pracovního dne byla recepce plně vytížená firemními hosty, check-outy, check‑iny, spoluprací se zaměstnanci provozu, fakturací a komunikací s klienty. Víkendy a noční hodiny však vykazovaly minimální provoz – průměrně 2–8 příjezdů, nízkou poptávku po službách recepce a vysoké mzdové náklady. Hotel chtěl zachovat kvalitu služeb, ale zároveň optimalizovat personální náklady, zrychlit proces příjezdu a nabídnout moderní digitální řešení. 

2. Cíle projektu

  • Snížit personální náklady o 35–40 % díky redukci úvazků z 4 HPP na 2 HPP + 1 DPP.
  • Zavést plně funkční self‑check‑in pro víkendy a noční hodiny.
  • Zvýšit bezpečnost díky automatizovanému systému přístupů.
  • Zlepšit online komunikaci a automatizovat předpříjezdové procesy.
  • Zachovat vysokou spokojenost hostů i bez fyzické recepce 24/7.

3. Realizace projektu

1. Implementace self‑check‑in technologie

  • Instalace self‑check‑in kiosku ve vstupní hale (platební terminál, výdej pokojových karet, sken pasů a OP).
  • Zavedení mobilního check‑inu – host obdrží přístupové kódy nebo digitální klíč.
  • Integrace s PMS a channel managerem (automatické přiřazení pokoje, platby, hlášení cizinců).
  • Upgrade chytrých zámků na všechny pokoje a vstupní dveře.
  • Zřízení telefonické podpory po zavření recepce.

2. Úprava provozu recepce

  • Denní recepce 6:00–22:00 (2 HPP).
  • Noční a víkendové směny nahrazeny self‑check‑inem a telefonickou podporou.
  • Operativně, při víkendových skupinových rezervacích, obsazení recepce brigádnicí. (1 DPP)

3. Komunikace s hosty

  • Automatické e‑maily před příjezdem:
    • instrukce k příjezdu,
    • mapa parkování,
    • přístupové kódy,
    • možnost doplatku online.
  • Video‑návody pro použití kiosku.
  • QR kód na dveřích pro okamžitou podporu.

4. Bezpečnostní a provozní opatření

  • Kamerový systém se vzdáleným monitoringem.
  • Automatické logování vstupů.
  • Noční správce dostupný do 10 minut od zavolání (současně hlídač parkoviště).
  • Týdenní kontrola funkčnosti kiosku a zámků.

4. Výsledky po 6 měsících

  • –38 % mzdových nákladů díky redukci úvazků z 4 HPP na 2 HPP + 1 DPP.
  • Návratnost nákladů na zprovoznění selfcheckinu na ušetřených mzdových nákladech- pět měsíců.
  • Mnoho hostů úspěšně využívá self‑check‑in i mimo noční nebo víkendové hodiny, bez potřeby asistence.
  • Pozitivní recenze na téma "rychlý příjezd" a "moderní systém".
  • Bez bezpečnostních incidentů – systém přístupů plně funkční.
  • Recepční mají více času na osobní servis a upsell během dne.
  • Hotel získal nové firemní klienty, kteří preferují rychlý bezkontaktní příjezd.

5. Závěr

Zavedení self‑check‑inu umožnilo hotelu přejít z nákladného nonstop provozu recepce na efektivní hybridní model. Hotel snížil personální náklady, zrychlil proces příjezdu a zároveň zvýšil spokojenost hostů. Díky moderním technologiím, chytrým zámkům a automatizované komunikaci se hotel stal flexibilnější, efektivnější a konkurenceschopnější, aniž by utrpěla kvalita služeb.